Vous avez choisi votre intégrateur pour votre projet de transformation digitale mais se pose maintenant la question de son mode d’intervention. Faut-il héberger votre prestataire en régie le temps du projet ou au contraire définir un budget maximum au forfait ? Il n’y a pas de réponse idéale, mais voici 5 clés pour vous permettre de trancher.
La réponse dépend, bien entendu, de vos objectifs et des moyens que vous souhaitez ou pouvez mettre en œuvre, mais pas seulement. Voici les questions à vous poser pour faciliter votre choix.
- Le budget
Disposez-vous d’un budget défini, fixe, non extensible (ou sous conditions spécifiques) ? En clair, est-ce un projet pour lequel vous avez déjà de l’expérience vous permettant de cadrer l’approche budgétaire (sans le tronquer involontairement par oubli, ou sous-évaluation de certains postes) ?
Si c’est le cas, optez pour le forfait tout en étant conscient que des avenants sont toujours possibles pour faire face aux immanquables aléas.
- Interne ou externe
Vos équipes sont-elles déjà saturées par plusieurs projets en cours ou simplement par le règlement d’imprévus ou de problèmes internes liés à la crise Covid ? Vous ne souhaitez pas les « polluer » avec la gestion d’autres projets potentiellement (très) chronophages ? Le forfait sera alors plutôt indiqué.
Vous souhaitez au contraire amener du renfort à vos équipes peu rompues à ce genre de projet ? Vous souhaitez les accompagner par un œil et une méthodologie extérieurs pour éviter des biais « consanguins » ou le manque de recul ? Vous n’envisagez pas qu’un projet de cette importance puisse être mené sans impliquer vos équipes internes ? La régie est une option préférable.
- Le périmètre et le planning
Vous avez un cahier des charges clairement défini, des livrables identifiés, une ligne de temps établie ? Plus ces éléments seront précis, plus vous pourrez opter pour le forfait avec un contrat prévoyant même des pénalités en cas de non respect des clauses (pour peu qu’elles soient réalistes).
Si au contraire vous recherchez la souplesse pour un projet considéré comme innovant, la régie permettra de ne pas agir dans un carcan trop contraignant.
- L’urgence
Vous êtes en retard sur votre planning initial ou les événements se sont précipités avec la crise Covid ? Vous devez engager rapidement ? La régie sera alors indiquée puisque la mise au point des contrats au forfait font souvent l’objet d’âpres et longues négociations entre services juridiques.
- Spécifique ou sur-mesure
Vous souhaitez un projet sur-mesure compte tenu de vos contraintes spécifiques ? Vous recherchez des ajustements fins dans un projet complexe et sensible ? Pour éviter des crispations, renégociations et rigidités, il vaut mieux opter pour la régie.
La conviction d’aXoma
Cette conviction est issue de notre expérience et expertise en sécurisation de projets et AMOA : l’important, au final, est d’arriver à trouver avec son intégrateur un partenariat gagnant-gagnant en établissant notamment une matrice RACI de responsabilité claire (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Le partenariat qu’il soit au forfait ou en régie doit permettre à chacun de trouver son compte dans les arbitrages tout en préservant l’atteinte de l’objectif commun : mettre en production l’application dans des conditions acceptables de qualité et de budget.
| Forfait | Régie | |
|---|---|---|
| Expérience pour ce type de projet | préférable | |
| Précision budgétaire | préférable | |
| Urgence | préférable | |
| Besoin d'appui des équipes internes | préférable | |
| Equipes peu disponibles | préférable | |
| Cahier des charges clair | préférable | |
| Souplesse requise | préférable |
En complément, au-delà de cette vision binaire, vous pouvez évidemment opter pour un découpage hybride de votre projet, avec des phases au forfait et des phases en régie (ex : la Conception générale est au forfait mais les Développements spécifiques seront en régie).
Didier Paulhiac
