Quelles sont les spécificités à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un logiciel RPA ?

Dans le contexte de transformation digitale actuel, les entreprises sont de plus en plus à la recherche d’optimisation numérique pour améliorer leur performance. L’un des moyens plébiscités sur le marché est l’automatisation des processus métiers via la Robotic Process Automation (RPA). Celle-ci consiste à déléguer les taches informatiques à non-valeur ajoutée réalisées par des humains à des robots (ou composants logiciels). En effet selon le Gartner, 90% des grandes entreprises auront mis en place de la RPA pour automatiser leurs processus métiers critiques d’ici 2022.

Si vous êtes en cours de réflexion sur un projet de ce type ou déjà en train de le réaliser, nous allons voir quelles sont les spécificités à prendre en compte dans un projet de mise en œuvre d’un outil RPA.

Avant de foncer tête baissée dans la rédaction d’un cahier des charges et d’un appel d’offres, une étude de cadrage préliminaire est conseillée. Une phase d’étude pour un projet informatique « plus classique » vous permet notamment de définir les objectifs et les avantages attendus ainsi que de calculer le ROI potentiel. Pour un projet de RPA, elle est d’autant plus importante puisqu’elle permet de cadrer les points suivants :

Vérifier les attentes des acteurs métiers et les embarquer le plus tôt possible dans le projet pour faciliter l’adoption à la RPA qui peut être plus complexe que pour d’autres solutions IT. Ceci passe notamment par un projet pilote réalisé sur un périmètre restreint afin de démontrer la faisabilité et valider l’initiative RPA ;
Déterminer le périmètre et la complexité du projet RPA, i.e. l’ensemble des processus que les robots RPA devront couvrir. Il est nécessaire pour cela de :
- Lister, en collaboration avec les acteurs métiers, l’ensemble des processus candidats. Des critères simples permettent de qualifier si un processus est éligible à la RPA ou non(délai d’exécution, répétitivité, degré de standardisation, valeur ajoutée, charge). Il est également possible d’utiliser des solutions de « Process Mining » pour les identifier.
- Evaluer leur potentiel d’automatisation via une matrice d’éligibilité. Celle-ci représente les gains attendus versus l’effort de robotisation. Cet effort et donc la complexité de la mise en œuvre de la RPA sur ces processus s’estime via différents critères : nombre et types d’applications utilisées lors du processus, nombre d’interventions humaines ou d’étapes du processus, nombre d’écrans à parcourir, nombre de points de décision dans le processus, types de données à traiter (structurées : de type fichier Excel, ou non structurées: de type email).

Une fois votre projet cadré, il est temps de choisir la solution RPA adaptée à votre besoin en faisant attention aux spécificités suivantes. Trois éditeurs dominent actuellement le marché (UiPath, Automation Anywhere et Blue Prism) mais de nombreuses solutions existent.

Des critères de sélection spécifiques à la technologie RPA sont à prendre en compte dans votre grille d’évaluation des éditeurs. Quelles sont les fonctionnalités proposées par l’éditeur (standards et d’Intelligence Artificielle) ? Quel type / degré de RPA est proposé (« attended » versus « unattended » automation avec ou sans cognitive automation) ? Quel est le niveau de facilité d’utilisation de la solution, de contrôle des robots RPA, de design des robots RPA (ex : low code, no code, bots « clés en main » via la Marketplace) ? Quel degré d’évolutivité est proposé (ex : facilité de rajouter des robots RPA, de modifier ou rajouter des processus à automatiser) ?
Attention à ne pas négliger les critères de compatibilité et d’intégration avec l’architecture informatique car la RPA doit se fondre dans le paysage applicatif en s’adaptant à chaque logiciel utilisé dans les processus à automatiser.

En dehors des étapes classiques réalisées lors de la mise en œuvre d’une solution informatique, certains éléments sont cruciaux pour votre projet RPA comme l’application des méthodologies Agile et LEAN :

Les spécifications fonctionnelles sont à réaliser à la suite d’une analyse complète et d’une optimisation des processus à automatiser. En effet, la technologie RPA étant basée sur des règles et des logiques métiers, il est obligatoire de détailler chaque étape, workflow, règle de gestion et application utilisée. C’est l’occasion de remettre à plat les processus métiers via la méthodologie LEAN RPA (via des VSM et Gemba Walks) afin de simplifier le processus à automatiser au maximum.
Selon une approche Agile, la configuration est souvent simultanée avec la conception. Des itérations sont nécessaires pour la création des bots. Plutôt que de réaliser un GoLive en « Big Bang », une automatisation au fil de l’eau en commençant par les processus les plus simples est préférable.

Une fois le déploiement réalisé, la phase d’après-projet se concentre sur la gestion de la nouvelle main d’œuvre virtuelle à travers les actions suivantes :

Mise en place d’une équipe dédiée de type Centre d’excellence RPA pour la maintenance et l’amélioration continue des robots RPA (ex : disponibilité, performance). L’évolution permanente de l’entreprise est répercutée sur les robots RPA (ex : changements applicatifs, modification des processus ou des volumes à traiter).
Organisation des opérations quotidiennes des robots via l’attribution des responsabilités d’exécution sur les robots via la Control Room.

En plus des différentes spécificités mentionnées ci-avant, une des composantes clés à ne pas négliger tout au long d’un projet RPA est la conduite du changement. En effet, ce composant logiciel simulant une interaction humaine avec les systèmes informatiques peut être perçu comme une menace pour les employés. Il est ainsi nécessaire d’accompagner les équipes métiers avec un dispositif de conduite du changement fort. L’implication des acteurs métiers dès le début du projet, et une communication sur les avantages et les raisons du projet sont clés. Par ailleurs, la cohabitation avec ces « assistants automatisés » a de nombreux impacts sur le quotidien des employés et requiert de bien préparer les changements d’organisation et les nouvelles attributions des taches.

En somme, la mise en place de « digital workers » passe entre autres par une acceptation culturelle dans l’entreprise, un cadrage déterminant les processus à automatiser, sans oublier l’application des méthodologies Agile et Lean.

Imprimer cet article