Depuis l’été 2022 et la publication des mises à jour pour les spécifications externes du futur portail public Chorus Pro, c’est l’effervescence autour de la dématérialisation des factures. Mais comment s’y retrouver parmi les dizaines d’acteurs et de solutions disponibles sur ce marché ?
A propos du contexte réglementaire, rappel du contexte
L’ordonnance du 15 septembre 2021 introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, et établies en France. Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront pouvoir recevoir leurs factures au format électronique.
Dans le même temps, les grandes entreprises devront émettre toutes leurs factures au format électronique. Les PME et très petites entreprises auront jusqu’à juillet 2026 pour les émissions de factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation implique pour les entreprises ?
Elle nécessite d’adapter les systèmes d’information et les processus pour être en capacité :
- d’émettre des factures à ses clients et de réceptionner automatiquement des factures conformes de la part de ses fournisseurs (mentions légales, authenticité …) et d’en assurer leur archivage,
- d’intégrer les factures fournisseurs dématérialisées dans sa comptabilité,
- d’assurer la transmission électronique des données de facturation, de paiement et de cycles de vie associés au Portail Chorus Pro.
Aperçu général du système pour la France
Le système Français retenu pour la dématérialisation est celui dit en « Y ». Pour échanger et déclarer leurs factures, les entreprises auront à choisir une plateforme de dématérialisation :
- soit en direct avec le Portail Public de Facturation (PPF),
- soit au travers d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Dans le cadre de l’e-invoicing, le fournisseur doit émettre une facture électronique et la transmettre à l’acheteur via leurs plateformes respectives (PDP ou PPF). Le statut de la facture est ensuite mis à jour à chaque étape de son cycle de vie par le fournisseur et par l’acheteur, jusqu’au statut « Encaissée » qui clôture la transaction. Les données de facturation et de paiement, ainsi que les statuts obligatoires, sont transmis par les PDP au PPF le cas échéant, puis par le PPF à l’administration fiscale.
De la nécessité de choisir entre deux approches
Selon les cas de figure et ce, pour chaque entreprise, il sera possible d’approcher cette évolution réglementaire selon différentes postures, aux bénéfices différents :
- se conformer au minimum obligatoire: dans ce cas, la valeur ajoutée sera limitée et le projet risque d’être perçu comme une contrainte au lieu d’une opportunité,
- profiter de cette opportunité pour moderniser tout ou partie de ses processus Order-To-Cash et Procure-To-Pay (automatisations, gestion des échanges avec les clients et fournisseurs, liens avec la comptabilité et la trésorerie, …). Cette approche peut représenter un vrai levier d’efficacité pour l’entreprise.
Choix de la solution de dématérialisation des factures : Aperçu des différents types d’acteurs
En fonction de vos objectifs et de vos systèmes d’information existants, le choix de votre solution de dématérialisation des factures pourra s’orienter vers différents types d’acteurs :
1. A propos des acteurs proposant des solutions « unitaires »
Il s’agit de logiciels spécialisés, indépendants les uns des autres, de GED (Gestion Electronique des Documents), de signature électronique de documents, de RPA (Robotic Process Automation), d’EDI (Echange de Données Informatisé) … Il faudra alors composer avec plusieurs solutions et les intégrer avec votre logiciel de facturation afin de déployer un flux en direct avec le portail public Chorus Pro.
2. Les solutions dédiées de dématérialisation des factures fournisseurs
Il s’agit d’un secteur « historique » de la dématérialisation des factures, avec scan et vidéocodage des factures papier. Ce flux devra être mis en œuvre en direct avec le portail public. Ce type de solutions intègre plusieurs solutions unitaires (GED, EDI, RPA, contrôles et intégration comptable) afin d’automatiser le processus. Cependant, ce type de solutions prend rarement en charge la facturation client, pour laquelle il faudra trouver une solution complémentaire : soit en direct avec le portail public, soit via une autre plateforme intermédiaire.
3. Les outils de Gestion des Contenus de l’Entreprise ou Entreprise Content Management (ECM)
Les solutions « historiques » de Gestion Electronique des Documents sont devenues des outils de Gestion des Contenus de l’Entreprise, ou Entreprise Content Management (ECM). Elles se sont enrichies avec des fonctionnalités d’acquisition de factures fournisseurs papier, d’édition et mise sous pli de factures client, de signatures électroniques, etc. Ce type de solution permet également de dématérialiser une partie des processus en amont et en aval des facturations (contrats, devis, commandes, encaissement…) et d’autres processus de l’entreprise (RH, commercial, …). En revanche, ce type de solution se retrouve souvent limité dans l’échange des documents en-dehors de l’entreprise (support des processus largement internes, utilisateurs souvent limités au personnel et l’EDI étant peu développé).
4. Les solutions de Procure-To-Pay (P2P) et d’Order-To-Cash (O2C)
Encore plus abouties, les solutions de Procure-To-Pay (P2P) et d’Order-To-Cash (O2C) permettent d’apporter davantage de valeur ajoutée en ce qui concerne notamment :
- la dématérialisation et l’automatisation des processus en amont et en aval de la facturation,
- la mise en relation des fournisseurs et des clients,
- la constitution de réseau,
- la capitalisation des bonnes pratiques métier,
- l’intégration avec la comptabilité et la trésorerie pour une optimisation des postes fournisseurs et clients (paiements, recouvrements, litiges, DSO etc.),
- (…)
Si vous souhaitez traiter tout le périmètre de la réforme avec un seul outil, il faudra veiller à ce que la solution intègre bien les 2 composantes Factures Fournisseurs et Factures Clients ainsi que l’intégralité de vos cas d’usage. Sinon, il faudra composer avec plusieurs plateformes.
Adoption d’approches modulaires par les éditeurs de solution ECM, P2P et O2C
Heureusement, la plupart des éditeurs de ces solutions ECM, P2P ou O2C ont adopté une approche modulaire permettant d’opter pour tout ou partie de la dématérialisation des processus de facturation avec plus ou moins de fonctionnalités et de valeur ajoutée en amont et en aval. Cela permet de rester focalisé sur les objectifs du projet de dématérialisation que chaque entreprise décide de mener : répondre stricto sensu à l’évolution réglementaire ou en profiter pour aller plus loin et dégager plus de valeur ajoutée.
Parmi ces plateformes, certaines affichent clairement leurs intentions d’être certifiées « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (à partir de fin 2023) et pourront ainsi fournir plus de souplesse et de services que la plateforme publique Chorus Pro.
aXoma Consultants – Groupe Business At Work – vous accompagnent dans chaque phase clé de la Dématérialisation des Factures
Nos experts aXoma Consultants, du groupe Business At Work, accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique à chacune des phases clés de la dématérialisation des factures : cadrage du projet, aide aux choix des solutions techniques, pilotage de la mise en œuvre et conduite du changement.
Hervé DINVAUX, Manager et Assistant à Maîtrise d’Ouvrage
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