Covid-19 : 5 clés pour gérer une activité en accordéon

Crise, rebond, rechute, reprise : il ne faut pas attendre de visibilité en 2021. Dès lors comment organiser son activité en période d’incertitude : bonnes pratiques de la gestion de projets en temps difficiles.

On a beaucoup parlé de résilience en pensant résistance, mais les concepts sont pratiquement opposés : en latin, resilire qui signifie rebondir. Être résilient, signifie donc être capable de retrouver un nouvel équilibre, c’est-à-dire une activité (parfois dégradée) mais étant adaptée à un nouvel environnement. C’est ce que nous conseillons de mettre en application, plutôt que de faire le gros dos (résister) tant les conditions économiques ont durablement évolué.

Cinq dimensions nous semblent critiques pour les mois à venir :

1/ Former et organiser l’activité de son équipe

Les nouvelles pratiques de travail et les relations au sein de l’entreprise mises en œuvre en période de confinement puis de déconfinement montrent l’intérêt mais aussi les limites du télétravail. Comment maintenir l’esprit d’équipe et la motivation, comment attirer de nouveaux clients, de nouveaux candidats ? Quelles formules hybrides en présentiel ou distanciel mettre en place pour optimiser l’activité ?

Pour faire face à de brusques variations d’activité, un plan de formation ciblé sur les compétences critiques nécessaires à la gestion des crises à venir et au redémarrage et un accompagnement adapté à des « stop & go » répétés pourront être organisés.

2/ Détecter les signaux faibles des clients

L’agilité du Service Clients doit être renforcée pour capter et interpréter les évolutions des demandes et des comportements clients au cours de la crise. Signaux forts ou faibles, le Service Clients doit encore plus qu’avant être à l’écoute pour mieux orienter les changements à engager vis-à-vis du marché.

3/ Flexibiliser les opérations

Face aux incertitudes, une méthode de planification tirée par la demande réelle pourra être mise en place. Les approvisionnements doivent être sécurisés par un processus de pilotage spécifique et une revue de l’état de santé du portefeuille de fournisseurs.

La revue complète de la Supply Chain (localisation, entrepôts, stocks, sourcing, stratégie de make or buy, etc.) doit intégrer dorénavant des scénarios de rupture de flux entraînant une remise en cause du « tout en container », une diversification des sources d’approvisionnement et un sourcing plus rapproché.

4/ Assurer l’approvisionnement en cash

Malgré les aides gouvernementales, la santé de la trésorerie nécessite une performance accrue des processus Order to Cash et Purchase to Pay afin de piloter au plus fin les entrées – sorties de cash.

La fonction financière doit donc encore plus se positionner en tant que Business Partner, un rôle clé dans l’analyse de la valeur de chacun des maillons de la supply chain et la réflexion globale sur l’organisation des opérations.

5/ Garantir le Maintien en Conditions Opérationnelles du Système d’Information

Pivot critique du fonctionnement à distance, le système d’information doit faire l’objet d’un point de situation par le DSI avec ses partenaires et fournisseurs clés (mainteneurs, infogérant, intégrateurs). Un niveau de service optimal doit pouvoir être garanti que l’activité baisse ou augmente fortement.

« Captain on the bridge »

Comme par gros temps, le capitaine doit plus qu’à l’accoutumée arbitrer, encourager et anticiper la prochaine vague scélérate. Il doit accélérer la fréquence des points de contacts avec ses responsables opérationnels afin d’ajuster au plus fin la trajectoire.

Des décisions parfois radicales d’arrêt, de nouvelle hiérarchisation des priorités, ou de lancement de nouveaux projets doivent être prises pour sécuriser les projets stratégiques et focaliser les ressources sur ceux-ci. Le digital en fait notamment partie tant est devenue incontournable la stratégie omnicanale, quel que soit le secteur d’activité.

Spécialiste de la performance opérationnelle (Supply Chain, Contrôle de Gestion et Systèmes d’information), aXoma consultants intervient à toutes les étapes de l’optimisation de la chaîne de valeur des entreprises : diagnostic, schémas directeurs, sécurisation des projets de mise en œuvre, pérennisation des résultats. En particulier en temps de crise.

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